会計に関する問題の現況及び財務体制の再建に向けた取り組みについて

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令和2年(2020年) 6月1日(月)
東京大学教養学部学生自治会会計再建に関する特別の担当理事
松野 大河

概要

日頃より東京大学教養学部学生自治会の活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとう ございます。1月以降新たな財務局の体制の下2017年度以降という長い期間にわたって決算が未作成であることが本会理事会全体で共有され、財務局では、概算で昨期の財務局の業務時間の倍近いのべ200時間程度をかけ。春季休業期間中に昨期以前の会計作業を集中的に実施し致しました。一連の作業により、会計業務にあたって様々な実務上の不適切な取り扱いがなされていたことが判明し、3月11日付で本会サイトを通じてお詫び文書を発表いたしました(別冊資料集参照)。こうした不適正な取り扱いが現在の会計の作成にあたって著しい障害となっています。
現在のところ、直近2期の決算書作成と今期以降の再発防止の2点を目標に、会計再建に関する特別の担当理事を中心に次のような業務に取り組んでおりますこと、ご報告させていただきます。皆様からお預かりした会費に関してこのような事態になったこと、深くお詫び申し上げます。

第138期以降の会計作成の現況と見込み

はじめに、第138期以降の会計作成の現況と見込みについてご報告します。
直近2期の支出収入の打ち込みはほぼ完成し、第139期に関しては本会の過払い計3件を確認し、現在返金手続きを実施している最中となっています。同期については使途不明の出費も当初多数確認されましたが、現在は2件にまで減少しております。第138期については春季休業期間中の作業では特定できなかった出費が少なくとも5件確認されており、期間が離れていることから完全な確定にはさらなる作業が必要であると見られます。
今後決算作成にあたり必要であるのは、これらの不明出費を確定させること、活動保障費・役員報酬の出費を支払日ごとに集計し支出収入の明細を確定すること、最後に本会の資産状況と対応させ最終確認する、という手筈になります。今後も平坦な道のりではありませんが、夏季休業期間中で再度集中的に作業を実施することで、今の段階でできる最大限の情報をまとめた決算の完成に至ることができると見込んでいます。以上からお分かりいただけるように、財務を扱う部署として実施すべき基本的事項から問題があったと言わざるを得ません。この点を極めて重大に受け止めております。深くお詫び申し上げます。
この反省を実際の行動としてお示しするために、引き続きこれまでの会計状況に関する調査を進めていくとともに、二度とこのような取り扱いが起こらないような再発防止策、取り組みを進めております。その詳細と今後の見込みをこれからお示しいたします。

〔再発防止を目的として会計再建にあたりこれまでに実施した取り組み〕

① 「会計再建に関する特別の担当理事」の設置

本会の健全な運営のためには、皆さんからいただいた会費を適切に取り扱うことが必要不可欠であります。そのため、会計体制の再建が本会執行部の重要な課題であると理事会において位置づけ、本会の会計システムに重大な問題がある現状、財務局長とは別に会計再建の職を明確にし、本会内での責任と体制を明確に確立するとともに、会費を取り扱うほぼ全ての部署と連携し明瞭な会計体制を整えることなどの必要性に鑑み、理事会規則第14条に基づき「会計再建に関する特別の担当理事」を3月13日に設置し、副理事長の松野が担当することとなりました。以後は、当該担当理事を中心に会計再建に関する対応にあたっており、本報告もその一環として実施しております。

② 指針、マニュアルの整備

業務をもれなく実施するためには、その業務の手順を誰が見てもわかるようにすることが必要です。そこで、これまで担当者の裁量に基づき暗黙に実施されてきた業務について、多数の指針、マニュアル類を整備してまいりました。具体的には、次のようなものが当たります。

  • 立替等の申請及び財務の手続き方法
  • 選挙管理委員、自治委員会役員等の役員の業務集計方法
  • 口座振込方法
  • 窓口手数料に関するレジ取り扱いのマニュアル改訂

③ 業務集計ソフト(エクセルマクロ)の改修

事務員や理事会議員への活動保障費等の算出に使用しているマクロについて、ミスの低減とともに会計作業も簡略化を狙い、回収を実施しました。具体的には、取り扱いの異なる役員報酬と活動保障費とを完全に区分し、またこれまで別集計として混乱が生じていた一部役員の集計も当該マクロで同時にできるようにしました。その他、集計しやすいよう区分の修正を実施しています。これらにより、今後の会計作業を

④ 現金収受の手法の一本化等

現金収受について、可能な限りレジによる取扱に一本化するよう指示し、担当部署が現在マニュアルの作成等を実施しております。また現金取り扱いの都合上レジ扱いが適切とはいえない特別の現金収授等については、明文化した規程と資料を整備するよう関係部署が取り組んでいる最中です。

⑤ 一部役員(選挙管理委員、自治委員会役員等)の役員報酬管理シートの作成

やや特殊な取り扱いが必要な一部役員についての報酬管理について、支払うべき金額と支払い状況とをまとめて取り扱うシートを作成いたしました。これによりもれない業務執行に近づくものと考えています。⑥ 理事会議員の役員報酬集計シートの作成
自治委員会提出にあたり必要な役員報酬の集計について、知識がなくともできるようなシートを作成しました。特定の財務局員への業務集中を防ぎ、円滑な業務進行に寄与する効果が期待されます。⑦ 口座振込方法の厳格化
決算作成状況の報告で述べました通り、残念なことに咋期は複数件の誤払が確認されました。このような誤払を防ぐべく、口座振込の発注方法に関する規定を作成しました。その際、振込発注専用のフォームを作成すること、振込担当者以外も振込が適正に行われているかを確認する枠組みを構築しました。⑧ 一括納入参加団体間での相互監査に関する理事会の態度の確定
会計の適正な運用には、緊張感を持たせるような仕組みが必要であると考えております。一括納入に参加する団体からは、本会の会計問題などを踏まえ、学生自治団体の会計を適正運用すべく相互監査の仕組みを検討しております。本会理事会では既にこの相互監査を取り入れる方針を大枠で承認しており、今後本格的に一括納入参加団体間で協議が進められる見込みです(ただし新型コロナウィルス感染症拡大につき停滞が見込まれます)。

再発防止のための今後の課題

① 新たな業務形態に対応した業務分担、計画の作成

指針の整備とともに、取り扱い方法にも変更を加え、これまでと業務内容が若干変化しています。こうした変化に漏れなく対応し円滑に業務を進行するため、引き続き業務計画やその分担を明文化することが必要であると考えています。

② さらなる指針、マニュアルの策定

指針、マニュアルについては既に多数発行してまいりましたが、今後も本会共通の領収書発行手順や一部代理執行(いわゆる立替等)の手順を指針とするとともに、これまで発行してきた指針を必要に応じて整理統合し、使いやすい指針とすることが望ましいと考えています。

③ 本会の金銭取扱経路の厳格化

現金などの取り扱い経路をそれぞれ閉じたものとし、容易に入出金を追跡できるような仕組みづくりを目指しています。学生会館での作業が開始できるようになった際に、優先的に取り組むべき課題と考えています。

④ 一括納入参加団体間での相互監査に関する枠組みの検討推進

実際に一括納入参加団体間での相互監査が実現するよう、その枠組みについて当該団体間で検討を進めさせていただくことが求められます。

おわりに

このような状況の中現在の本会の財務状況について不安に感じられる方がいらっしゃるかもしれません。ご不安を抱かれうることに無理はないでしょう。私達はこれまでの悪しき慣習を立ち切れるよう、上記のように再発防止のため様々な措置を講じております。とりわけ現在主流となっている銀行口座の入出金については従前よりはるかに厳しく取り扱っており、不適正な入出金はこれまでに比べて起こりにくい環境となっております。このようなお願いをするのは誠に今日ではございますが、これからも会計の適正な取り扱いのため取り組みを進めてまいりますので、何卒ご容赦いただければ幸いでございます。

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