理事会規則施行規則

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理事会規則施行規則

制定:平成30年10月28日
施行:平成30年11月1日
改正:令和3年10月19日

理事会は、理事会規則(平成30年10月24日自治委員会制定)第10条、第15条、第19条、第22条及び第24条から第26条までの規定に基づき、この規則を制定する。

目次
第1章 官房(第1条―第6条)
第2章 理事会会議
 第1節 通則(第7条—第9条) 
 第2節 選出議案(第11条)   
 第3節 傍聴(第12条・第13条)
 第4節 記録(第14条—第18条)

   第1章 官房

 (官房次長の定数)
第1条 官房次長の定数は、三名とする。

 (内部組織)
第2条 官房に次に掲げる担当を置く。
 一 公印管理担当
 二 個人情報管理担当
 三 自治会室の鍵管理担当
 四 文書管理担当

 (公印管理担当)
第3条 公印管理担当は、本会の所有する公印の管理に関する事務をつかさどる。

 (個人情報管理担当)
第4条 個人情報管理担当は、本会が適切に管理すべき個人情報の管理に関する事務をつかさどる。

 (自治会室の鍵管理担当)
第5条 自治会室の鍵管理担当は、学生会館315号室の鍵(電子鍵を含む。)の管理に関する事務をつかさどる。

 (文書管理担当)
第6条 文書管理担当は、執行部が業務上作成し、又は取得した文書の管理に関する事務をつかさどる。


   第2章 理事会会議

    第1節 通則

 (案件の提出)
第7条 次に掲げる者及び機関は、理事会会議に案件を提出し、審議を求めることができる。
 一 理事長
 二 副理事長
 三 理事
 四 前各号に掲げる者のほか、規約又は規則に特別の定めがある者及び機関

 (議長)
第8条 議長は、会議の冒頭に、出席している理事会議員の互選により、これを一名選出する。
2 理事長は、前項の規定により選出された理事会議員を、理事会規則第5条に定める理事会会議の主宰者に指名するものとする。ただし、議長として選出された理事会議員が理事長であった場合は、この限りではない。

 (遠隔会議)
第9条 理事会会議は、急迫した危機を回避するためにやむを得ない事情がある場合又はすべての理事会議員が同意した場合、通信機器を介して議事を開き、決することができる。

 (持ち回り会議)
第10条 理事会会議は、理事会議員の全員の表決が一致した場合、文書による案件の議決を行うことができる。この場合において、表決は電子署名その他本人の意思が明確に判断できる手段を用いて行うものとする。

    第2節 選出議案

 (選出議案の審議)
第11条 選出議案(自治委員会議事運営規則第2条に定めるものをいう。以下同じ。)の審議が理事会に委嘱された場合であって、定員を超える人数が立候補した選出議案を審議するときは、当該選出議案を審議する理事会会議にすべての立候補者を参考人として招致しなければならない。ただし、やむを得ない事由があるときは、詳しい立候補声明を当該理事会会議に提出することを求めることでこれに代えることができる。
2 前項に規定する参考人招致又は立候補声明の要求は、会議の日の一週間前までにすべての立候補者に通知しなければならない。ただし、理事会への選出議案の提出が遅延した場合その他のやむを得ない事由がある場合は、当該選出議案の立候補期間が終了した後速やかにこれを通知すれば足りる。

    第3節 傍聴

 (傍聴)
第12条 すべての本会会員は、理事会会議を傍聴することができる。
2 傍聴人は、理事会会議で知り得た個人情報を会議の外に漏らしてはならない。
3 傍聴人は、傍聴に先立ち、前項の規定を遵守することを宣誓しなければならない。
4 理事会は、前項の宣誓を拒否する者及び本会会員以外の者の傍聴を拒否することができる。

 (傍聴人の発言)
第13条 傍聴人は、理事会会議に出席した理事会議員の過半数の賛成を得た場合、議事を妨害しない限りにおいて、当該理事会会議において意見を述べることができる。
2 議長は、傍聴人の発言が現に議事進行を妨害し、又は妨害するおそれがある場合、これを制止することができる。

    第4節 記録

 (議事録)
第14条 会議の議事については、書面又は電磁的記録により議事録を作成しなければならない。

 (議事録の内容)
第15条 会議の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。
 一 会議の開始、休憩、終了及び延会の年月日時刻
 二 会議が開催された場所
 三 会議に出席した理事会議員の氏名
 四 案件の発議、修正、撤回等に関する事項
 五 会議に出席した参考人及び発言した傍聴人の氏名及び傍聴人の人数
 六 理事会議員の報告
 七 議事
 八 提出された報告書、意見書、質問書、答弁書等
 九 選挙及び記名投票の投票者の氏名
 十 その他理事会、理事会議長又は会議運営局(会議運営局設置規則に定めるものをいう。以下同じ。)が必要と認めた事項

 (議事の録音、録画)
第16条 会議の議事については、録音又は録画しなければならない。

 (議事記録の保存)
第17条 第14条の議事録及び第16条の録音又は録画は、会議の日から五年間保存されなければならない。

 (議事記録の公開)
第18条 すべての本会会員は、議事記録の開示を請求することができる。
2 議事録の開示請求があった場合、会議運営局は、個人情報に関する部分を除き、速やかにこれを開示しなければならない。
3 録音又は録画の開示請求があった場合、会議運営局は、個人情報に関する部分を除き、速やかにこれを公開しなければならない。ただし、個人情報に関する部分を除いて公開することが困難である場合はこの限りではない。この場合において、録音又は動画は、原則として自治会室で開示されるものとする。
4 議事記録のうちどの部分が個人情報に関する部分に該当するかの判断は、会議運営局がこれを行う。この場合において、会議運営局は、理事会に当該判断に係る助言を求めることができる。

   附  則
 (施行期日)
第1条 この規則は、平成30年11月1日から施行する。

 (理事会の規則等の廃止)
第2条 次に掲げる理事会の規則を廃止する。
 一 理事会規則
 二 各種請求等の手続きに関する規則
 三 広報文書の使用に関する規則
 四 学生用掲示板利用規則
 五 事務局員たる資格等に関する規則
 六 事務局規則
 七 事務局員規則
 八 活動保障費規則
 九 役員報酬及び活動保障費等の支給に関する細則
 十 自治委員に対する活動保障費支給に関する規則
 十一 平成 30 年度女子オリ委員会規則
 十二 メール規則
 十三 平成 30 年度学部交渉委員会規則
 十四 個人情報保護の方針に関する規則
2 理事会への議案の上程に関するガイドラインを廃止する。

   附  則(理事会規則施行規則の一部を改正する規則(令和3年8月30日理事会制定))
 この規則は、公示の日から施行する。

附  則(理事会規則施行規則の一部を改正する規則(令和3年10月9日理事会制定、同19日施行))
 この規則は、公示の日から施行する。

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