理事会規則施行規則
制定：平成30年10月28日
施行：平成30年11月1日
改正：令和4年5月13日
改正：令和6年7月18日
理事会は、理事会規則（平成30年10月24日自治委員会制定）第１０条、第１５条、第１９条、第２２条及び第２４条から第２６条までの規定に基づき、この規則を制定する。 目次 第１章 官房（第１条―第４条） 第２章 理事会会議 第１節 通則（第５条―第８条） 第２節 他の学生自治団体等の役員の選出（第９条） 第３節 傍聴（第１０条・第１１条） 第４節 記録（第１２条―第１６条） 第１章 官房 （内部組織） 第１条 官房に次に掲げる担当を置く。 一 個人情報管理担当 二 自治会室の鍵管理担当 三 文書管理担当 （個人情報管理担当） 第２条 個人情報管理担当は、本会が適切に管理すべき個人情報の管理に関する事務をつかさどる。 ２ 個人情報管理担当は、官房情報システム課長（理事会規則に定めるものをいう。以下同じ。）をもってこれに充てる。 （自治会室の鍵管理担当） 第３条 自治会室の鍵管理担当は、学生会館３１５号室の鍵（電子鍵を含む。）の管理に関する事務をつかさどる。 ２ 自治会室の鍵管理担当は、官房情報システム課長をもってこれに充てる。 （文書管理担当） 第４条 文書管理担当は、執行部が業務上作成し、又は取得した文書の管理に関する事務をつかさどる。 ２ 文書管理担当は、官房書記課長（理事会規則に定めるものをいう。以下同じ。）をもってこれに充てる。 第２章 理事会会議 第１節 通則 （案件の提出） 第５条 次に掲げる者及び機関は、理事会会議に案件を提出し、審議を求めることができる。 一 理事長 二 副理事長 三 理事 四 官房長 五 各局長 六 各委員長（執行部組織規則第６条に定めるものをいう。） 七 前各号に掲げる者のほか、規約又は規則に特別の定めがある者及び機関 （議長） 第６条 議長は、会議の冒頭に、出席している理事会議員の互選により、これを一名選出する。 ２ 理事長は、前項の規定により選出された理事会議員を、理事会規則第５条に定める理事会会議の主宰者に指名するものとする。ただし、議長として選出された理事会議員が理事長であった場合は、この限りではない。 （会議の方法） 第７条 理事会会議は、対面で行うものとする。 ２ 前項の規定は、理事長が必要と認めた場合、通信機器を用いて議事を開き、決することを妨げない。 （持ち回り会議） 第８条 理事会会議は、理事会議員の全員の表決が一致した場合、文書による案件の議決を行うことができる。この場合において、表決は電子署名その他本人の意思が明確に判断できる手段を用いて行うものとする。 第２節 他の学生自治団体等の役員の選出 第９条 理事会が本会の他の学生自治団体等の委員、選出委員、監査委員その他の役員を選出する場合であって、選出されるべき役員の数を超える数の立候補者があるときは、当該役員の選出を行う理事会会議にすべての立候補者を参考人として招致しなければならない。ただし、やむを得ない事由があるときは、詳しい立候補声明を当該理事会会議に提出することを求めることでこれに代えることができる。 ２ 前項に規定する参考人招致又は立候補声明の要求は、会議の日の４日前までにすべての立候補者に通知しなければならない。ただし、当該役員の選出に係る案件の理事会への提出が遅れた場合その他のやむを得ない事由がある場合は、当該役員の募集期間が終了した後、速やかにこれを通知すれば足りる。 第３節 傍聴 （傍聴） 第１０条 すべての本会会員は、理事会会議を傍聴することができる。 ２ 傍聴人は、理事会会議で知り得た個人情報を会議の外に漏らしてはならない。 ３ 傍聴人は、傍聴に先立ち、前項の規定を遵守することを宣誓しなければならない。 ４ 理事会は、前項の宣誓を拒否する者及び本会会員以外の者の傍聴を拒否することができる。 （傍聴人の発言） 第１１条 傍聴人は、理事会会議に出席した理事会議員の過半数の賛成を得た場合、議事を妨害しない限りにおいて、当該理事会会議において意見を述べることができる。 ２ 議長は、傍聴人の発言が現に議事進行を妨害し、又は妨害するおそれがある場合、これを制止することができる。 第４節 記録 （議事録） 第１２条 会議の議事については、書面又は電磁的記録により議事録を作成しなければならない。 （議事録の内容） 第１３条 会議の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。 一 会議の開始、休憩、終了及び延会の年月日時刻 二 会議が開催された場所 三 会議に出席した理事会議員の氏名 四 案件の発議、修正、撤回等に関する事項 五 会議に出席した参考人及び発言した傍聴人の氏名及び傍聴人の人数 六 理事会議員及び事務員（執行部員規則に定めるものをいう。）の報告 七 議事 八 選挙及び記名投票の投票者の氏名 九 その他理事会、理事会議長又は官房書記課長が必要と認めた事項 （議事の録音、録画） 第１４条 会議の議事については、録音又は録画しなければならない。 （議事記録の保存） 第１５条 第１２条の議事録及び第１４条の録音又は録画は、会議の日から五年間保存されなければならない。 （議事記録の公開） 第１６条 すべての本会会員は、議事記録の開示を請求することができる。 ２ 議事録の開示請求があった場合、官房書記課長は、個人情報に関する部分を除き、速やかにこれを開示しなければならない。 ３ 録音又は録画の開示請求があった場合、官房書記課長は、個人情報に関する部分を除き、速やかにこれを公開しなければならない。ただし、個人情報に関する部分を除いて公開することが困難である場合はこの限りではない。この場合において、録音又は動画は、原則として自治会室で開示されるものとする。 ４ 議事記録のうちどの部分が個人情報に関する部分に該当するかの判断は、官房書記課長がこれを行う。この場合において、官房書記課長は、理事会に当該判断に係る助言を求めることができる。 附 則 （施行期日） 第１条 この規則は、平成30年11月1日から施行する。 （理事会の規則等の廃止） 第２条 次に掲げる理事会の規則を廃止する。 一 理事会規則 二 各種請求等の手続きに関する規則 三 広報文書の使用に関する規則 四 学生用掲示板利用規則 五 事務局員たる資格等に関する規則 六 事務局規則 七 事務局員規則 八 活動保障費規則 九 役員報酬及び活動保障費等の支給に関する細則 十 自治委員に対する活動保障費支給に関する規則 十一 平成 30 年度女子オリ委員会規則 十二 メール規則 十三 平成 30 年度学部交渉委員会規則 十四 個人情報保護の方針に関する規則 ２ 理事会への議案の上程に関するガイドラインを廃止する。 附 則（理事会規則施行規則の一部を改正する規則（令和3年8月30日理事会制定）） この規則は、公示の日から施行する。 附 則（理事会規則施行規則の一部を改正する規則（令和3年10月9日理事会制定、同19日施行）） この規則は、公示の日から施行する。 附 則（理事会規則施行規則の一部を改正する規則（令和4年5月8日理事会制定、同13日施行）） この規則は、公示の日から施行する。 附 則（理事会規則施行規則の一部を改正する規則（令和6年7月18日理事会制定）） この規則は、制定の日から施行する。
