平素より本会の活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
この度は、本会広報局の不適切な対応が一因となって2024年1月11日前後に発生した政治経済研究部東京大学（以下、「当該団体」という。）所有の立て看板が当該団体の許可なく解体された事案につきまして、経緯を述べさせていただくとともにここに謝罪し、再発防止策を提示いたします。最初に、本事案の概略を説明いたします。
＜2024年1月10日の対応＞
本会広報局は1月10日にキャンパス内に設置されている立て看板等の設置者（当該団体も含む。）に対し、メールにて「同年1月13日、14日に予定されていた共通テストの実施に際し駒場Ⅰキャンパス内の立て看板等をアドミニストレーション棟西側（以下、「アドミニ横」という。）に移動させること」についてご連絡しておりました。
＜2024年1月11日における対応＞
本会広報局は、事前連絡の通り駒場Ⅰキャンパス内の立て看板等をアドミニ横に移動いたしました。
この移動に際し、当該団体の所有する立て看板が劣化により激しく破損していたことから、本会広報局は通行の著しい妨げになっていると判断し、本会立て看板規則第７条第３項に基づき当該団体の立て看板をアドミニ横ではなく槌音広場に移動いたしました。
＜2024年1月12日以降の対応と結果＞
当該団体の立て看板を槌音広場に移動させたのち、本会広報局は当該団体に対して当該団体の立て看板をアドミニ横ではなく槌音広場に移動させた旨のご連絡を差し上げることを行いませんでした。その結果、当該団体の立て看板が槌音広場にあることに当該団体が気づく前に、槌音広場を管理する槌音広場オープンクラフト委員会によって当該団体の立て看板は解体されました。
次に、本事案が発生した原因と再発防止策について説明いたします。
まず、移動後速やかに当該団体への事後連絡を行うことを怠るという立て看板設置者に対する本会広報局の不誠実な対応が本事案の一因となったことは疑いようのない事実であり、この点について心よりお詫びいたします。
また、同じ自治団体であり、立て看板の制作・解体環境を整える組織である槌音広場オープンクラフト委員会との連携が不足していたことも、本事案が発生した大きな理由であると考えられます。 以上を踏まえ、本会広報局は今後同様の事案を発生させないために以下の2つを実施いたします。
1. 本会立て看板規則第７条第３項に基づいて立て看板等を移動させる場合も、移動後速やかに当該立て看板等の設置者に対してメールによる連絡を行う。その連絡では、必ず以下の3点について言及すること。
①当該立て看板等を特定するために必要な事項
②当該立て看板等の移動をやむを得ないと認めた理由
③当該立て看板等を移動させた場所
2. 槌音広場オープンクラフト委員会に対して、以下のことを要求する。
・本会規則に基づいて槌音広場に移動させた立て看板等で即時の解体を望まないもの（具体的には、撤去対象となっていないもの）がある場合、識別するための何らかの掲示を当該立て看板等に貼付した上で、同委員会に対してその旨の連絡を行うので、その連絡を受け取った場合は本会から解体してよい旨の連絡があるまで解体をしないこと
・もしやむをえず当該立て看板等の解体を希望する場合も、事前に自治会にメールにより連絡し、合意が形成されてから解体すること 最後に、本事案に関してご不快な思いをさせてしまった政治経済研究部東京大学の関係者の方々に深く謝罪いたしますとともに、立て看板等が所有者の意に沿わない形で解体されることのないように立て看板等の管理主体として尽力してまいりますので、今後ともご理解ご協力の程よろしくお願いいたします。
